Office 365: Flexibilné kancelárske riešenie v cloudovom systéme

Kancelárske aplikácie majú v moderných firmách už dlhodobo svoj význam. Začalo to niekedy veľmi veľmi dávno textovými editormi, ku ktorým sa pridali tabuľkové procesory či aplikácie pre tvorbu prezentácií. Tieto všetky súčasti sa dajú nájsť aj v kancelárskom balíku aplikácií Microsoft Office 365, ktorý dnes slúži firmám ako platforma pre komunikáciu a spoluprácu.

„Vďaka Office 365 používateľ získava vždy aktuálnu verziu Office, ako je tá v dnešnej verzii 2016. Výhodou je, že je zalicencovaný nielen jeho pracovný stroj, nielen jeho notebook. Tých zariadení môže byť viacej, je to až 5 PCčiek alebo notebookov. Takisto aj platforma Mac a to isté platí aj pre mobilné zariadenie, čiže tablet, smartfón a tak ďalej,“ hovorí pán Daniel Werner, Slovak Telekom.

Office 365 je založený aj na cloudovom systéme a tak má používateľ na výber, či si aplikácie nainštaluje klasicky na svoj počítač, alebo k nim bude pristupovať ako ku vzdialeným službám cez webové rozhranie. Zároveň si môže aj všetky dáta ukladať či naťahovať priamo zo vzdialeného úložiska, napríklad aj z OneDrive for Business.

„To znamená, že svoju prácu povedzme môže začať v práci a ďalej v nej pokračovať napríklad či už z domu, alebo na služobnej ceste. Všetky jeho dokumenty sú ukladané do cloudu a na ne má prístup zase zo všetkých svojich zariadení.“

Viacerí ľudia však majú obavy, že cloudové riešenia nie sú príliš bezpečné a môže dôjsť k úniku alebo k poškodeniu dát. No opak je pravdou a potvrdzujú to aj spoločnosti, ktoré začali Office 365 využívať v plnej prevádzke.

„Je to samozrejme garantované s maximálnou bezpečnosťou, ISO certifikáty v Európe 27001 a 27018,“ dopĺňa pán Daniel Werner, Slovak Telekom.

„Rozhodli sme sa niekedy na sklonku minulého roku, zrovna vtedy sa stala jedna zaujímavá udalosť, že jeden kľúčový hráč, ktorý pôsobí na našom trhu, minulý rok úplne vyhorel. Zhoreli mu servery, zhoreli mu stroje, takže my sme tiež pocítili, že práve v tejto oblasti by sme potrebovali mať omnoho viacej istoty a stability. Od toho momentu nám to funguje, vieme, že kedykoľvek by sa niečo stalo, tak jednoducho vieme aj z ktoréhokoľvek iného miesta začať odznovu,“ hovorí pán Andrej Mattoš, výkonný riaditeľ, Bittner.

Takže platí stará známa veta, že múdry sa učí na chybách iných. Balík Office 365 sa pritom skladá z viacerých aplikácií. Prináša si aj mailovú službu Exchange Online, vďaka ktorej má používateľ maily dostupné kdekoľvek a aj s poriadne veľkými prílohami. Môžu to oceniť najmä také spoločnosti, ktoré pri komunikácii narábajú s veľkými objemami dát, ako je tomu napríklad pri digitálnej tlači.

„Pôvodné staré riešenie malo limity vo veľkosti, objeme dát, kde jednak používatelia boli limitovaní veľkosťou mailovej schránky 2 GB a takisto celkový objem dát na celom serveri mal limit 50 GB. Toto sa nám podarilo vyriešiť v novej verzii, kde fakticky Office 365 ponúka objem dát na používateľa 50 GB,“ hovorí pán Vojtech Šefčík, systémový administrátor, Bittner.

Používateľ cez Exchange Online získa prístup aj ku zdieľaným kontaktom či úlohám, čo mu zjednoduší prácu v kancelárii či v teréne. Práve dostupnosť a variabilita je to, čo viaceré firmy považujú ako jednu z hlavných výhod balíka Office 365.

„V našej spoločnosti Office 365 priniesol možnosť flexibility licencií, možnosť prístupu k rôznym aplikáciám cez webové rozhranie a takisto dostupnosť mailov z ktoréhokoľvek miesta. Čiže nie sme viazaní na lokálnu firmu, ale vieme k mailom a všetkým aplikáciám pristupovať aj cez internet,“ dopĺňa pán Vojtech Šefčík, systémový administrátor, Bittner.

No kancelársky balík Office 365 nie je len o všeobecne známych aplikáciách, ako je Word, Excel, PowerPoint, či mailový klient. Vďaka cloudovýmu systému mohli vývojári pridať ďalšie funkcionality, ktoré zjednodušia prácu v kancelárii. Tak napríklad pribudla integrácia služby Skype for Business, ktorá umožňuje textovú, audio a video komunikáciu so zdieľaním práce na dokumentoch. K dispozícii sú pritom aj ďalšie zaujímavé služby.

„SharePoint Online je ideálny spôsob ukladania projektovej dokumentácie, ale napríklad aj zabezpečenie schvaľovacích procesov v rámci organizácie. Yammer je vlastne interná sociálna sieť. To znamená, progresívne mladé firmy, ktoré si chcú vytvoriť vlastnú sociálnu sieť, majú ideálny nástroj na túto komunikáciu,“ opisuje služby pán Daniel Werner, Slovak Telekom.

Portfólio cloudových služieb pre Office 365 sa pritom aj naďalej rozširuje o nové aplikácie, či užitočné nástroje. Cloudové systémy majú teda naozaj viacero výhod a to nielen pri aplikáciách pre kancelárske prostredie. Týmto moderným spôsobom sa navyše uberá už viacero výrobcov softvéru a tak sa určite ešte dočkáme veľkého rozmachu cloudových služieb v mnohých oblastiach.