Zabudnuté heslo?
Prihlásenie

Kancelárska služba Office 365 zefektívni firmám rôzne pracovné činnosti

Autor:
Roman Mališka
Zverejnené:
27. 12. 2019
Hodnotenie:
Už ste hlasovali.

Kancelársky balík Microsoft Office hádam netreba ani predstavovať, zrejme sa už stal aj akýmsi štandardom pre mnohých používateľov. Už dávno ale neslúži len na spracovanie textu, tabuliek či prezentácií. Vďaka jeho rozšíreným funkciám a najmä cloudovým technológiám sa z neho stala kancelárska služba. No a tá môže firmám pomôcť zefektívniť rôzne pracovné činnosti.

Okrem klasického kancelárskeho balíka Microsoft Office je už nejaký čas k dispozícii aj alternatíva v podobe Microsoft Office 365. Tá je distribuovaná formou licencie za používanie softvéru ako služby. Používatelia sa tak okrem najpopulárnejších nástrojov, ako sú Word, Excel či PowerPoint, dostanú navyše aj k vlastné cloudovému úložisku a k množstvu ďalších aplikácií a online služieb. Firmy tak môžu napríklad využiť zaujímavý komunikačný nástroj.

„Teams je služba, ktorá má v sebe funkcionality četovania, funkcionality práce v konkrétnych tímoch. Jej ambíciou je práve nahradiť veľmi otravnú komunikáciu prostredníctvom mailov v rámci firmy. Čiže ambícia je znížiť tento počet a mať to oveľa štruktúrovanejšie. A taktiež rôzne formy tejto komunikácie a jednoduchšie plánovanie stretnutí. Taktiež funkcionality webových video stretnutí,“ hovorí pán Michal Brčák, Slovak Telekom.

Office 365 využíva internetové pripojenie aj pre možnosti pokročilej spolupráce používateľov. Tí tak vďaka cloudovému úložisku môžu viacerí pracovať na jednom projekte a zdieľať si medzi sebou všetky potrebné údaje.

„Čiže jeden súbor, majú k nemu prístup všetci. Majú prehľad nad rovnakou verziou, vždy najaktuálnejšou verziou. Vedia, kto spravil aké zmeny a taktiež tieto súbory nepotrebujú posielať, stačí poslať odkaz na tento súbor na spoločnom zdieľanom disku, ktorý je tam zabezpečený.“

Najmä živnostníci alebo menšie firmy, ktoré poskytujú služby, ako sú napríklad kaderníci, lekári či autoservisy, môžu zasa oceniť službu Bookings. Tá poskytuje možnosť nastaviť si a dohadovať stretnutia s klientmi.

„Vďaka tejto službe každý, kto má záujem, tak môže si veľmi jednoduchým spôsobom nastaviť možnosť objednávania svojich vlastných služieb a taktiež aj riadenia si tých kapacít. Funkcionalita je taktiež veľmi jednoducho možná práve prepojiť s existujúcou stránkou firmy. Je to na to aj stavané, takže je to plne integrovateľné. My to využívame aj pre naše interné účely, keď napríklad nejaký firemní zákazníci majú záujem sa dohodnúť na stretnutí na pobočke. Veľmi to urýchľuje a zjednodušuje takéto objednávanie termínov.“

Nástroje Office 365 pritom myslia aj na to, ako čo najlepšie sledovať evidenciu a komunikáciu s firemnými klientmi.

„Pre tie menšie firmy tam je nástroj, ktorý práve umožňuje jednoduchú evidenciu, prehľad o tých vzťahoch so zákazníkmi, o kľúčových kontaktoch. Čo nahrádza rôzne také tie papierové formy a na jednom mieste má k tomu prístup každý z tej firmy, kto na to má oprávnenie. No a pre tie väčšie firmy, ktoré majú oveľa náročnejšie potreby, tak tam už sú profesionálne riešenia typu Microsoft Dynamics, ktoré umožňujú nastaviť tie systémy na riadenie vzťahov so zákazníkmi presne podľa potreby danej firmy.“

Firmy pritom môžu využiť službu pre bezpečné uchovávanie súborov, nástroje pre automatizované spracovanie formulárov alebo zdieľanie informácií medzi pobočkami, či služby podporujúce bezpečné riadenie toku informácií v rámci firmy.

„Práve tá bezpečnosť je jedným z tých kľúčových prvkov, akým spôsobom tieto aplikácie medzi sebou fungujú. A okrem toho je tam aj veľmi pokročilé rozhranie na koordinovanie a na kontrolovanie stavu bezpečnosti, fungovania týchto aplikácií a dát, ktoré sa tam používajú.“

V dnešnej dobe je pracovná mobilita dôležitá. Aj preto sa Office 365 používať nielen v stolnom počítači či v notebooku, ale aj na tablete a tiež v smartfóne. Prostredie aplikácií sa pritom prispôsobí danému zariadeniu.

„Jednu informáciu môžeme rozpracovať na jednom zariadení a pokračovať následne na druhom. Takže tá mobilita aj medzi zariadeniami tam je zabezpečená a veľkou výhodou je práve to, že súčasťou jednej licencie na jedného užívateľa je až päť rôznych zariadení,“ dodáva pán Michal Brčák, Slovak Telekom.

Ako vidno, Office 365 je pomerne komplexný súbor kancelárskych nástrojov, s ktorého správnou implementáciou si nemusí používateľ poradiť sám. Môžu s tým však pomôcť odborní integrátori, vrátane Slovak Telekomu.

Ak je teda potom všetko správne nastavené, rýchle spracovanie informácií dokáže pomocou moderných nástrojov zvýšiť produktivitu. No a práve to sa môže pozitívne odraziť nielen na spokojnosti zamestnancov, ale aj firemných klientov.

Podobné články